Terms and Conditions

1. General Provisions

1. The clients (generally the wedding couple – hereinafter referred to as “Clients”) commission the wedding planner (hereinafter referred to as “WP”) to perform the services expressly specified in the separate order confirmation and in these contractual terms.
    The agreed fee for the services provided by WP, any agreed budget framework, as well as the wishes and suggestions of the Clients are bindingly set out in the separate order confirmation.
2. Any deviations from or additions to the order confirmation or these contractual terms, as well as subsequent changes to the commissioned services, must be agreed upon in writing between the contracting parties or confirmed in writing by WP. It is expressly stated that no purely verbal side agreements have been made.
3. The contract becomes effective upon signing the order confirmation and these contractual terms. The Clients commission WP exclusively with the services specified in the contractual documents. No other services are owed.
4. WP is entitled to perform the agreed services through assistants (own employees or other professionally authorized wedding planners).

2. Scope of Services and Authorization

2.1

The Clients commission WP with the consultation, organization, planning, supervision, and coordination of a private event (wedding ceremony/partnership ceremony and wedding celebration) on the date and at the location specified in the order confirmation.

Depending on the wishes of the Clients and the agreement made, WP may assume full or partial planning. The agreed services will be provided on the basis of the wishes and specifications defined in the order confirmation.

At the Clients’ request, WP may be commissioned to present a wedding concept. Whether this presentation is subject to a fee or free of charge must be agreed in advance in each individual case. Unless otherwise agreed, a fee paid for the presentation will be credited if the presentation results in a confirmed order.

Unless the rights to the concept are expressly transferred, they remain with WP.

Unless special written specifications of the Clients are defined at the time of commissioning, WP is free in the execution of the services. WP reserves the right to reject suggestions or contributions by the Clients or third parties if they do not fit the overall concept.

Cost estimates requested by the Clients are subject to a fee unless otherwise agreed. The corresponding fee will be agreed separately; otherwise, an appropriate fee shall apply. Any fee paid for a cost estimate will be credited if an order is placed on the basis of that estimate.

2.2

As part of the concept development, WP will plan the event schedule and – if commissioned – coordinate the involvement of the civil registry office. WP may determine the sequence of program items or modify them, even during the wedding, if deemed appropriate.

WP is responsible for the careful selection of vendors and service providers (network partners – NP), such as photographers/videographers, catering providers, event technicians, florists, decorators, musicians and other artists, pyrotechnicians, or other specialists offering services for the event.

WP will propose these providers to the Clients while always acting as an intermediary.

In particular, regarding the venue, equipment and styling (clothing, make-up, hair styling) of the Clients, as well as the sending of invitations, WP will advise the Clients upon request.

The Clients act as the official organizers of the wedding celebration.

WP will advise the Clients regarding legal requirements and will especially recommend that the Clients conclude an appropriate liability insurance policy.

WP assumes no liability for actions or omissions of suppliers and service providers and no responsibility for the operational execution of the event.

2.3

WP will select providers with commercial diligence in the interest of the Clients and, as far as possible, take into account the Clients’ wishes. Where possible, WP will arrange tastings, trials, or provide visual material such as photos and videos if this is requested by the Clients and offered by the respective providers.

2.4

At the request of the Clients, WP will obtain cost estimates for services from individual providers (free of charge or subject to a fee depending on the agreement).

2.5

WP will not conclude contracts with providers in its own name. All contracts with network partners will be concluded exclusively by the Clients.

When contracts are concluded between providers and the Clients, WP will safeguard the interests of the Clients.

WP is authorized and empowered to conclude contracts with third parties, such as the above-mentioned providers, in the name and on behalf of the Clients where this serves the execution of the event.

WP acts solely as an intermediary for these services and neither offers nor performs them in its own name.

2.6

The services do not include the procurement of personal items such as official documents, bridal bouquet, or wedding rings, nor the inspection or control of installations, facilities, premises, or other areas, particularly with regard to safety aspects.

2.7

If a provider is unable to perform and cannot immediately provide an equivalent qualified replacement, WP will propose a suitable replacement to the Clients.

2.8

WP and the Clients will inform each other immediately of any events or circumstances relevant to the contract and coordinate accordingly if necessary.

On the day of the event, WP will support the Clients and coordinate providers and suppliers insofar as this has been contractually agreed.

3. Right of Withdrawal, Cancellation, Postponement

3.1

WP grants the Clients the right to withdraw from the contract within 14 days of signing without any fee being charged.

If the withdrawal occurs after this period, WP is entitled to 20% of the agreed fee.

If cancellation occurs up to 11 weeks before the agreed wedding date, WP is entitled to 50% of the agreed fee.

If cancellation occurs later than this, WP is entitled to 80% of the total agreed fee.

Any withdrawal from the contract must be made in writing.

3.2

The Clients acknowledge that WP’s services are independent of whether the event actually takes place. Therefore, even in the event of cancellation of the event, for whatever reason, WP remains entitled to the agreed fee.

Partial services may be invoiced after completion of the respective service.

3.3

The Clients acknowledge that any postponement of the event requires the written consent of WP. In such cases, an additional fee may be agreed upon if the postponement results in increased workload.

4. Warranty and Liability

4.1

WP undertakes to organize the event and create the concept with due care and diligence. WP does not guarantee a specific result beyond careful consultation and mediation and provides no warranty for the services of third parties, particularly network partners.

WP also assumes no liability for the suitability or safety of facilities, equipment, premises, or other areas.

4.2

WP will ensure that the agreed budget is adhered to as closely as possible. Exceptions apply if the Clients expand their wishes or requirements. In such cases, the budget will be adjusted accordingly.

If WP determines that the budget will be exceeded without any change in requirements, WP will inform the Clients and obtain approval for an increase in the budget or adjust the concept accordingly.

4.3

Obtaining any required official permits (such as event registrations, aviation, nature protection, pyrotechnic or traffic permits) is not automatically included in the services of WP.

Upon separate request, WP may obtain these permits on behalf of the Clients under the granted authorization.

Any taxes, fees, charges, or copyright fees (AKM) related to the event shall be borne by the Clients.

4.4

Liability for property damage caused by slight negligence, consequential damages, or damages arising from third-party claims is excluded.

5. Fees

5.1

The fee agreed in the order confirmation is a fixed amount.

WP is entitled to invoice 20% of the agreed fee upon commissioning and may agree on further advance payments corresponding to the preparation workload. The final payment may be due immediately before the event.

Unless otherwise agreed, the total fee is due immediately after fulfillment of the contract (the day after the event).

If the total fee is paid in advance, WP grants a discount of …% of the gross fee.

All fees offered and invoiced by WP are either gross amounts including VAT or net amounts plus applicable VAT.

If WP operates as a small business without charging VAT, this will be stated explicitly in the offer and invoice.

5.2

Any cash expenses incurred in connection with the order, such as fees, travel expenses, or deposits to third parties, may be invoiced by WP.

Any additional services beyond those defined in the order confirmation and these contractual terms will be charged separately at an agreed or appropriate rate.

6. Data Protection and Intellectual Property

6.1

The Clients consent to WP processing personal data (such as address, date of birth, email address) within the scope of this contract and sharing it with third parties where necessary for the fulfillment of the contract.

The Clients also consent to WP storing and using their names as well as photos or videos taken during the event for WP’s own marketing purposes.

6.2

All plans, designs, concepts, and drafts created by WP remain the intellectual property of WP.

The Clients are entitled to use these documents only after full payment of the agreed fee.

Any transfer, publication, reproduction, imitation, or other use, whether for private or commercial purposes, requires the prior written consent of WP.

7. Miscellaneous

7.1

The place of performance is the registered office of WP. The place of jurisdiction is the place of residence of the Clients.

7.2

This contractual relationship is governed by Austrian law, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods.

7.3

“Written form” within the meaning of this contract includes communication by letter, fax, email, or comparable media such as SMS or messenger services.

The Clients confirm that they have read these contractual terms prior to signing the contract and agree to them.

7.4

In the event of disputes that cannot be resolved amicably, the parties agree to jointly appoint a neutral, certified mediator. The costs of mediation shall be shared equally.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

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1.0 Allgemeines

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1. 1. Die Kunden (Im Regelfall das Brautpaar – BP) beauftragt den/die Hochzeitsplaner/in (in der Folge kurz HP) mit den im gesonderten Auftragsschreiben und in diesen Vertragsbedingungen ausdrücklich angeführten Leistungen. HP orientiert sich bei seiner vereinbarte Entgelt für die Leistungen von HP, ein allenfalls vereinbarter Budgetrahmen sowie Wünsche und Anregungen der Kunden ergeben sich verbindlich aus dem gesonderten Auftragsschreiben.

1. 2. Abweichungen oder Ergänzungen zu dem Auftragsschreiben oder zu diesen Vertragsbedingungen sowie nachträgliche Änderungen der beauftragten Leistungen bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien oder einer schriftlichen Bestätigung durch den HP. Festgestellt wird, dass die Vertragsparteien keine ausschließlich mündlichen Nebenabreden getroffen haben.

1. 3. Der Auftrag kommt durch Unterfertigung des Auftragsschreibens und dieser Vertragsbedingungen zustande. Die Kunden beauftragen HP ausschließlich mit den in den Vertragsunterlagen festgelegten Leistungen. Sonstige Leistungen sind nicht geschuldet.

1. 4. HP kann die vereinbarten Leistungen auch durch Gehilfen (eigene Angestellte oder andere gewerblich befugte HP) einbringen.

2.0 Leistungsgegenstand und Vollmacht:

2.1. Die Kunden beauftragen HP mit der Beratung, Organisation, Planung, Betreuung und Koordination einer privaten Veranstaltung (Trauung/Verpartnerung, Hochzeitsfeier) an dem im Auftragsschreiben festgelegten Termin und Ort. HP kann je nach Kundenwunsch und Vereinbarung eine Voll- oder Teilorganisation übernehmen. Die vereinbarten Leistungen werden auf der Basis der im Auftragsschreiben festgelegten Wünsche und Vorgaben erbracht. Auf Kundenwunsch wird der HP mit der Präsentation eines Konzeptes für die Hochzeit beauftragt; ob gegen Entgelt oder unentgeltlich, ist im Einzelfall im Vorhinein zu vereinbaren. Mangels anderer Vereinbarungen wird ein für die Präsentation bezahltes Entgelt gutgeschrieben, wenn auf Grund der Präsentation ein Auftrag erteilt wird. Sofern dabei nicht die Rechte am Konzept ausdrücklich übertragen werden, verbleiben diese beim HP. Sofern nicht bei Auftragserteilung besondere schriftliche Vorgaben der Kunden festgelegt werden, ist HP bei der Einbringung der Leistungen frei. Es steht HP frei, inhaltliche Vorschläge oder Beiträge der Kunden oder Dritter abzulehnen, sofern diese nicht zum Gesamtkonzept passen. Vom Kunden beauftragte Kostenvoranschläge sind entgeltlich. Das hierfür geschuldete Entgelt wird gesondert geregelt, ansonsten steht ein angemessenes Entgelt zu. Ein dafür bezahltes Entgelt wird gutgeschrieben, wenn auf Grund des Kostenvoranschlages ein Auftrag erteilt wird.

​

2.2. Im Rahmen der Erstellung des Konzeptes wird HP den Ablauf der Veranstaltung und – sofern beauftragt – die Einbindung des Standesamtes planen, die Reihenfolge von Beiträgen festlegen oder diese- allenfalls auch während der Hochzeit – abändern, sofern dies HP zweckmäßig erscheint. HP obliegt die sorgfältige, den Kundenwünschen entsprechende und dem vorhandenen Budgetrahmen angepasste Auswahl von Anbietern und Dienstleistern (Netzwerkpartner – NWP) wie Foto/Videografen, Gastronomie/Catering, Veranstaltungstechnikern, Floristen, Dekoration, Musikern und anderen Künstlern, Pyrotechnikern oder sonstigen Spezialisten, die Beiträge für die Veranstaltung anbieten, und deren Vorschlag an das BP, wobei HP immer als Vermittler agiert. Insbesondere hinsichtlich des Veranstaltungsortes, Ausstattung und Styling (Bekleidung, Make-up, Friseur) der Kunden und Versendung von Einladungen wird HP die Kunden auf Wunsch beraten. Veranstalter der Hochzeitsfeier sind die Kunden. HP berät des Brautpaares hinsichtlich rechtlich zu beachtender Kriterien und wird insbesondere den Abschluss einer geeigneten Haftpflichtversicherung durch das Brautpaar empfehlen. HP übernimmt keinerlei Haftung für Handlungen oder Unterlassungen von Lieferanten und Dienstleistern sowie keine Haftung für die operative Durchführung der Veranstaltung.

2.3. HP wird die Auswahl von Anbietern mit kaufmännischer Sorgfalt im Kundeninteresse vornehmen, soweit wie möglich, Wünsche des Kunden berücksichtigen, Proben ermöglichen, Anschauungsmaterial wie Fotos und Videos zur Verfügung stellen, sofern dies von den Kunden gewünscht und von den jeweiligen Anbietern geboten wird.

2.4. Über Wunsch der Kunden wird HP für Leistungen einzelner Anbieter Kostenvoranschläge (je nach Vereinbarung entgeltlich oder unentgeltlich) einholen.

2.5 HP wird mit einzelnen Anbietern keine eigenen Verträge abschließen. Der Vertragsabschluss mit den Netzwerkpartnern erfolgt ausnahmslos seitens der Kunden. Bei Abschluss von Verträgen zwischen Anbietern und Brautpaar wird HP auf die Wahrung der Interessen der Kunden achten. HP ist beauftragt und bevollmächtigt, mit Dritten, wie etwa den oben genannten Anbietern im Namen und auf Rechnung der Kunden Verträge abzuschließen, soweit dies der Durchführung der Veranstaltung dient.

HP vermittelt diese Leistungen, bietet diese nicht im eigenen Namen an und führt sie auch nicht durch.

2.6. Nicht Gegenstand der Leistung ist die Besorgung von persönlichen Dingen wie amtlichen Dokumenten, Brautstrauß und Hochzeitsringen, sowie die Überprüfung und Kontrolle von Anlagen und Einrichtungen, Räumlichkeiten und sonstigen Flächen, insbesondere in sicherheitstechnischer Hinsicht.

2.7. HP wird bei Verhinderung eines Anbieters, sollte dieser nicht unverzüglich gleichwertigen befugten Ersatz stellen können, den Kunden einen solchen vorschlagen.

2.8. HP und Kunden werden sich über alle vertragsrelevanten Ereignisse und Umstände jeweils unverzüglich informieren und, soweit erforderlich, sich entsprechend abstimmen. Am Tag der Veranstaltung betreut HP die Kunden und koordiniert die Anbieter bzw. Lieferanten, soweit dies vertraglich vereinbart ist.

3.0. Rücktrittsrecht, Absage, Verschiebung des Termins

3.1. HP räumt den Kunden das Recht ein, von diesem Vertrag binnen 14 Tagen ab Abschluss zurückzutreten, ohne dass ein Entgelt in Rechnung gestellt wird. Für den Fall eines Rücktritts nach Ablauf dieser Frist steht HP jedenfalls ein Entgelt in der Höhe von 20% des vereinbarten Entgelts zu. Erfolgt ein Rücktritt bis 11 Wochen vor dem vereinbarten Hochzeitstag, hat HP einen Anspruch auf 50% des vereinbarten Entgelts. Erfolgt ein Rücktritt danach, stehen 80% des gesamten vereinbarte Entgelt zu. Ein Rücktritt vom Vertrag bedarf der Schriftlichkeit.

3.2. Die Kunden nehmen zur Kenntnis, dass die Leistungen von HP unabhängig davon sind, ob die Veranstaltung tatsächlich durchgeführt wird. HP hat daher auch bei Absage der Veranstaltung, aus welchem Grund auch immer, Anspruch auf das vereinbarte Entgelt. Teilleistungen können nach Abschluss der jeweiligen Teilleistungen verrechnet werden.

3.3. Die Kunden nehmen zur Kenntnis, dass auch Verschiebungen der Veranstaltung der schriftlichen Zustimmung von HP bedürfen. In diesem Fall ist mit HP im Falle eines erhöhten Arbeitsaufwandes eine gesonderte Entgeltvereinbarung zu treffen.

4.0. Gewährleistung/Haftung:

4.1. HP leistet ein sorgfältiges Bemühen für die Organisation und die Erstellung des Konzeptes für die Veranstaltung und deren Betreuung. HP schuldet außer seiner gewissenhaften und sorgfältigen Beratung und Vermittlung keinen Erfolg und leistet keine Gewähr für Leistungen Dritter, insbesondere beigezogener Netzwerkpartner, für die Durchführung von deren Leistungen, für die Geeignetheit oder Sicherheit von Anlagen, Einrichtungen, Räumlichkeiten oder sonstigen Flächen.

4.2. HP leistet dafür Gewähr, dass das vereinbarte Budget bestmöglich eingehalten wird. Ausnahme ist eine Ausweitung der Wünsche/Anforderungen durch das Brautpaar. In diesem Fall wird die Aufstellung des Budgets dahingehend abgestimmt und neu akkordiert. Wenn HP feststellt, dass der Kostenrahmen ohne Veränderung der Anforderungen überschritten werden würde, verpflichtet sich HP, die Kunden zu informieren und allenfalls eine Zustimmung zur Erweiterung des Kostenrahmens zu vereinbaren oder das Konzept an den Budgetrahmen anzupassen.

4.3. Die Einholung allenfalls erforderlicher behördlicher Genehmigungen, wie etwa die Anmeldung der Veranstaltung, luftfahrt-, naturschutz-, pyrotechnischer oder straßenpolizeiliche Genehmigungen, ist vom Leistungsumfang des HP nicht automatisch umfasst. Über gesondertem Auftrag kann HP diese mit der oben erteilten Vollmacht für die Kunden einholen. Sämtliche im Zusammenhang mit der Veranstaltung allenfalls entstehende Steuern, Gebühren, Abgaben und Urheberrechtsentgelte (AKM) tragen die Kunden.

4.4. Eine Haftung für Sachschäden aus leichter Fahrlässigkeit, der Ersatz von Folgeschäden oder von Schäden aus Ansprüchen Dritter sind ausgeschlossen.

5.0. Entgelt:

5.1. Das im Auftragsschreiben vereinbarte Entgelt ist ein Fixbetrag. HP ist berechtigt, bei Auftragserteilung 20% des vereinbarten Entgelts in Rechnung zu stellen und weitere dem Vorbereitungsaufwand entsprechende Vorauszahlungen zu vereinbaren, wobei die letzte Vorauszahlung unmittelbar vor dem Veranstaltungstag fällig sein kann. Mangels anderer Vereinbarung ist das gesamte Entgelt unmittelbar nach Vertragserfüllung (am Tag nach der Veranstaltung) fällig. Bei sofortiger Vorauszahlung des Gesamtentgelt gewährt HP ein Skonto von ….. % vom Bruttoentgelt. Alle vom HP angebotenen und verrechneten Entgelte sind Bruttobeträge inkl. USt oder Nettobeträge samt ausgewiesener aufgeschlagener USt.

Sollte HP als Kleinunternehmer ohne Verrechnung von USt agieren, wird dies im Angebot und in der Honorarnote eigens zum Ausdruck gebracht.

5.2. Allenfalls aufgrund des Auftrages auflaufende Barauslagen, wie Gebühren, Reisespesen und Anzahlungen an Dritte können von HP in Rechnung gestellt werden. Für allfällige vereinbarte, über die im Auftragsschreiben und in diesen Vertragsbedingungen hinausgehenden Tätigkeiten wird ein gesondert vereinbartes oder angemessenes Entgelt in Rechnung gestellt.

6.0. Datenschutzurheberrecht, geistiges Eigentum

6.1. Die Kunden willigen ein, dass HP im Rahmen dieses Vertrages persönliche Daten der Auftraggeber, wie Adresse, Geburtsdatum, Email-Adresse, soweit für die Vertragserfüllung notwendig, Dritten gegenüber bekannt gibt. Die Kunden willigen weiter ein, dass HP die Namen der Kunden, sowie allenfalls im Rahmen der Veranstaltung gemachte Fotos oder Videos zu Zwecken des eigenen Marketings speichert und verwendet.

6.2. Die von HP erstellten Pläne, Designs, Konzepte und Entwürfe sind ausschließlich dessen geistiges Eigentum. Die Kunden sind zur Nutzung dieser Unterlagen nur bei vollständiger Bezahlung des vereinbarten Entgelts berechtigt. Die Weitergabe, Veröffentlichung, Vervielfältigung, Nachbildung oder sonstige (weitere) Verwertung, sei es zu privaten, sei es zu geschäftlichen Zwecken ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung von HP zulässig.

7.0. Sonstiges:

7.1. Erfüllungsort ist der Sitz des Unternehmens von HP. Gerichtsstand ist jener der Kunden.

7.2. Die gegenständliche Geschäftsbeziehung unterliegt österreichischem Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

7.3. Schriftlichkeit im Sinne dieses Vertrages liegt dann vor, wenn Mitteilungen schriftlich (durch Brief, per Telefax, per Email oder mittels vergleichbarer Medien, wie SMS, Messenger Dienste udgl. vorgenommen werden. Die Kunden erklären, dass sie vor Unterfertigung des Vertrages auch diese Vertragsbedingungen gelesen haben und mit diesen einverstanden sind.

7.5. Die Vertragspartner kommen überein, im Falle von nicht einvernehmlich lösbaren Streitigkeiten über den Vertrag und dessen Inhalt einvernehmlich einen neutralen befugten eingetragenen Mediator beizuziehen, wobei die anfallenden Kosten geteilt werden.1